Setiap kali sebuah kegiatan selesai dilaksanakan, maka laporan kegiatan merupakan kewajiban pelaksana kegiatan. Untuk mempermudah penyusunan laporan, maka perlu diterapkan metode penulisan laporan, yaitu hal-hal yang perlu dilakukan dalam penyusunan laporan.
Metode penulisan laporan ini sangat penting agar di dalam proses penyusunannya kita tidak mengalami kesulitan. Dengan metode ini, maka penyusun laporan tidak mengalami kesulitan saat harus bekerja. Hal ini karena laporan adalah hal penting yang dapat menjadi sebuah pertimbangan khusus bagi pimpinan untuk kebijakan di masa depan.
Jika pimpinan mempelajari laporan kegiatan, maka dia dapat mengambil kesimpulan yang berlanjut pada penetapan kebijakan untuk kegiatan tersebut.
Selain, metode penulisan laporan, hal lain yang juga perlu diperhatikan adalah persyaratan laporan, khususnya laporan manajemen. Syarat laporan ini pun dapat mempermudah penyusun laporan untuk melakukan tugasnya. Bahwa syarat laporan juga merupakan salah satu bagian dari metode penulisan laporan sehingga harus dipahami oleh penyusun laporan.
Syarat-Syarat Laporan Managemen
Untuk dapat membuat laporan yang baik dan benar, maka seorang penyusun laporan harus memperhatikan hal-hal berikut, yaitu:- Kecermatan(Accuracy)
Bahwa laporan yang disusun harus memberikan gambaran secara cermat segala hal yang dilaporkan. Penyusun laporan harus cermat dalam melaporkan segala aspek yang ada dalam kegiatan. Hal ini karena isi laporan merupakan dasar pimpinan untuk menentukan kebijakan yang harus diambil untuk masa depan. - Ketepatan Waktu (Timeliness)
Bahwa pelaporan harus tepat waktu. Ketika kegiatan kerja sudah selesai dilakukan, maka laporan harus segera dibuat dan diajukan ke pimpinan sebagai pertanggungjawaban professional. Jika laporan yang disusun dilaporkan secara tepat waktu, maka pimpinan dapat segera menindaklanjuti kondisi yang terjadi selama kegiatan kerja. - Kemadaian (Adequacy)
Isi laporan seharusnya memuat segala data dan informasi yang dilaporkan. Artinya laporan yang disusun haruslah menyeluruh untuk setiap aspek kegiatan. - Kesederhanaan (Simplicity)
Laporan harus dibuat sederhana, tidak rumit sehingga semua pihak, khususnya pimpinan dapat segera memahami segala hal yang dilaporkan. Kesederhanaan ini meliputi aspek bahasa dan susunan pelaporan. - Kejelasan (Clarity)
Laporan harus disusun dengan bahasa yang jelas, penyajian yang tepat sehingga pimpinan tidak susah saat membaca laporan tersebut dan segera dapat mengambil langkah jika memang ada yang perlu ditindaklanjuti dari laporan tersebut.
Sementara untuk dapat menyusun laporan secara baik, setidaknya kita dapat melakukan dengan metode penulisan laporan yang kita kuasai. Kita tidak perlu repot-repot menerapkan metode yang njlimet sebab tujuan penulisan laporan yang sesuai dengan syarat laporan tadi.
Untuk hal tersebut, maka kita dapat menyusun laporan dengan metode:
- Pelaporan menyeluruh sie kegiatan
Pada pelaporan ini, sie kegiatan secara menyeluruh mengerjakan penyusunan laporan dari awal hingga akhir. Pada metode ini, penyusunan dilakukan secara borongan oleh sie kegiatan. - Pelaporan masing-masing unit kerja
Pada pelaporan metode ini, sie kegiatan memberikan tanggung jawab pelaporan kepada masing-masing unit kerja. Sie kegiatan melaporkan kegiatan berdasarkan laporan yang disusun oleh masing-masing unit kerja. Dengan demikian, maka penyusun laporan hanya mengantarkan laporan unit kerja ke pimpinan. - Penggabungan laporan per unit kerja
Pada pelaporan ini, penyusun hanya membuatkan rekapitulasi laporan dari setiap unit kerja dan menyertakan setiap laporan unit kerja dalam laporan rekapitulasi tersebut. Dengan demikian, maka tugas penyusun laporan kegiatan tidak susah melakukan tugas dan kewajibannya.
sumber
